Kick-Off-Meetings für Projekte sind weder überflüssiger Kaffeeklatsch noch kleineres oder größeres Übel. Sie sind ein wichtiges Mittel, um das Projekt in die richtige Bahn zu lenken, ein wirkliches Team zu bilden und damit den Erfolg des Projekts im ganzen sicher zu stellen. In diesem Blogartikel zeige ich Ihnen, warum Kick-Off-Meetings so wichtig sind (und wie Sie sie für den Projekterfolg nutzen können).
Projektbeginn: Projektziele besprechen
Für das Gelingen eines Projekts gibt es einen bedeutenden Faktor: die Klarheit über und das gemeinsame Arbeiten an den Projektzielen. Ziele geben die Richtung vor, in die wir gehen, sie geben uns Orientierung, zum Beispiel wenn es darum geht, Aufgaben zu priorisieren. Deshalb ist es wichtig, dass alle Teammitglieder dieselben Ziele haben. Alle sollten sich darüber klar sein, worin diese bestehen und mit den Zielen auch einverstanden sind.
Projektmitarbeiter, die nicht für, sondern eventuell sogar gegen die Ziele des Projekts arbeiten, sind problematisch. Weil sie sich nicht mit den Zielen identifizieren können, be- und verhindern das Projekt. In einem Kick-Off-Meeting ist es daher wichtig, die Ziele des Projekts transparent und eindeutig vorzustellen. Fragen, Zweifel oder Kritik aller Mitarbeiter sollten Sie dabei ganz bewusst zulassen. Denn nur, wenn das Team das Gefühl hat, dass es wirklich hinter den Zielen stehen kann und dass mit Zweifeln und Kritik konstruktiv umgegangen wird, wird es im Sinne der Ziele arbeiten und motiviert sein.
Erst wenn alle Zweifel ausgeräumt sind, können sie mit der inhaltlichen Arbeit beginnen. Das Gespräch über die Ziele erhöht auch die Motivation der Mitarbeiter, die sich dann eingebunden in das Projekt fühlen.
Teambuilding
In einem Projektteam treffen sich Menschen mit unterschiedlichen beruflichen Hintergründen, unterschiedlichen Arbeitsansätzen, unterschiedlichen Denkweisen. Gut genutzt kann das Potenzial eines Teams ein Projekt weit über die Erwartungen hinaus erfolgreich machen. Im schlechtesten Fall jedoch können Konflikte und Konkurrenz entstehen. Dann wird das Team seine Kräfte nicht mehr auf das Projekt fokussieren, sondern sich mit internen Streitigkeiten beschäftigen.
Da die Mitarbeiter sich untereinander meist nicht kennen, nicht wissen, wie die anderen „ticken“, dient das Kick-Off-Meeting auch zum gegenseitigen Beschnuppern und Kennenlernen. Dadurch kann man Arbeitsweisen, Charaktere und Temperamente kennenlernen. Und auch Stärken und „verborgene Talente“ können in einem moderierten Gespräch oder durch Gruppenarbeiten herausgearbeitet werden.
Die anderen als Ressource zu sehen, auf die ich zurückgreifen kann (sei es als Unterstützung oder auf spezifisches Wissen) fördert den Zusammenhalt des gesamten Teams. Dies ist natürlich in Krisenzeiten nützlich, aber auch im ganz normalen Alltag. Wenn ich weiß, dass ich Kollege A um etwas bitten kann, wobei mir Kollege B nicht helfen könnte, arbeite ich entspannter. Viele Projektleiter haben Angst, dass sich die Teammitglieder „zu gut“ verstehen könnten, doch ein „zu gut“ gibt es nicht. Wenn Sie wollen, dass Ihr Team reibungslos funktioniert, müssen Sie die sozialen Aspekte der Zusammenarbeit beachten.
Zweifel
Letztlich ist das Kick-Off-Meeting auch ein Platz für letzte Zweifel. Das klingt jetzt erst einmal paradox. Doch so ähnlich wie es auf einer Hochzeit heißt: Wer etwas gegen diese Ehe einzuwenden hat, der spreche jetzt oder schweige für immer. So muss man auch in einem Kick-Off-Meeting diese Frage stellen. Denn auch wenn es im Projektverlauf kleinere oder größere Anpassungen an Zeit, Qualität und Kosten geben kann, sollte doch das grundsätzliche Einverständnis aller Teammitglieder klar sein.
Nur wenn sich alle klar dazu bekennen können und hinter dem Projekt stehen, kann es Platz geben für Vertrauen und Zusammenarbeit. Erst wenn ich deutlich sehe, dass ich mich auf den anderen verlassen kann und dass er dieses Projekt genauso zum Erfolg führen will wie ich, kann ich mich auf die Arbeit konzentrieren. Ansonsten dreht sich das Projektteam nur um sich selbst. Und auch in der Zukunft können dadurch Konflikte entschärft werden, denn auf diese große Gemeinsamkeit kann man sich dann immer berufen.
Projekt Kick-Off-Meeting: Bedeutung
Ein Projektstart ist immer auch ein Anfang, der gestaltet und begleitet werden will. Wie bei einem Klavier wird damit die Grund“stimmung“ des Projekts festgelegt. Ein Projekt ist an sich schon komplex, neu und teilweise unüberschaubar. Es geht eben nicht „einfach so“ los, schon gar nicht auf der menschlichen Ebene. Sich über den Anfang Gedanken zu machen bedeutet, die Arbeitsatmosphäre und damit den Projektverlauf und den Projekterfolg entscheiden zu beeinflussen. Ein Kick-Off-Meeting ist also kein Luxus, sondern Arbeit, nicht überflüssig, sondern dringend notwendig und keine Spielerei, sondern wegweisend.
Sich also von vornherein darauf einzustellen, diese Phase eines Projektes möglichst gut zu planen und die sozialen Beziehungen zu gestalten, kann sich im späteren Projektverlauf sehr positiv und hilfreich auswirken.